Wie man eine Betriebsprüfung überlebt

Tipps, wie Sie eine staatliche Prüfung Ihres Kleinunternehmens überstehen, ohne Ihr Sparschwein zu zücken. Informationen für Kleinunternehmen, die eine staatliche Prüfung durchlaufen.

Erste Steuerprüfung? Sie brauchen noch keinen Buchhalter oder Steueranwalt zu beauftragen. Es gibt einige einfache Schritte, um Ihre erste Betriebsprüfung zu überstehen, ohne dass Sie Ihr Sparschwein zertrümmern müssen.

Viele Menschen geraten bei dem Gedanken an einen Prüfer in Panik, der mit einem angespitzten Bleistift hinter dem Ohr ihre Geschäftsunterlagen und -daten durchstöbert, aber es ist ziemlich schmerzlos, wenn man weiß, was einen erwartet. Die ersten Tipps beginnen in dem Moment, in dem Sie Ihr kleines Unternehmen eröffnen.

• Lernen Sie die Gesetze und Vorschriften kennen, die für Ihre spezielle Art von Unternehmen gelten.
• Informieren Sie sich über die korrekte Einreichung Ihrer staatlichen Steuern, indem Sie an kostenlosen Workshops und Kursen teilnehmen, einen Steuerberater beauftragen, der Ihnen bei den ersten ein oder zwei Einreichungen hilft, oder einen erfahrenen Buchhalter beauftragen, der Ihnen zeigt, wie man es macht.
• Holen Sie sich einen verbindlichen Bescheid von Ihrer Steuerbehörde ein, oder bitten Sie sie um eine schriftliche Dokumentation, die datiert und unterschrieben ist und in der der Name des Mitarbeiters der Steuerbehörde deutlich auf allen Anweisungen oder Ratschlägen, die Sie erhalten haben, vermerkt ist, falls es keinen verbindlichen Bescheid gibt. BEWAHREN SIE ES AUF. Dies ist Ihr schriftlicher Nachweis dafür, dass Sie Ihre Steuern gemäß den Anweisungen der Steuerbehörde einreichen, falls Sie in Zukunft geprüft werden und Ihnen gesagt wird, dass Sie es nicht richtig gemacht haben.
• Führen Sie Ihr Unternehmen im Rahmen der Gesetze und Vorschriften und halten Sie Ihre Bücher stets auf dem neuesten Stand. Versuchen Sie nicht, das System zu betrügen. Auf lange Sicht lohnt sich das nicht, und wenn Sie ehrlich sind, werden Sie eine Prüfung nicht fürchten.
• Bewahren Sie alle Einnahmen- und Ausgabenbelege geordnet in Ihren Akten auf. Alle Dokumente, die mit Ihrem Unternehmen zusammenhängen, sollten aufbewahrt werden. Am besten ist es, wenn Sie Ihre Büroakten jährlich oder alle zwei Jahre entrümpeln und jedes Jahr in einem eigenen Fach ablegen, damit der Prüfer die Unterlagen leichter wiederfinden kann.

Die beste Vorgehensweise bei einer Prüfung ist, offen und ehrlich zu sein. Legen Sie die erforderlichen Unterlagen so schnell wie möglich vor, damit der Prüfer seine Arbeit machen und weiterziehen kann. Sie können den Prüfer direkt in Ihr Büro kommen lassen oder ein Treffen im Büro Ihres Buchhalters in Erwägung ziehen, wenn Sie dies wünschen. Es ist nicht zwingend erforderlich, dass die Prüfung in Ihrem Büro stattfindet. Es gibt mehrere Gründe, warum Sie einen Prüfer in den Räumen Ihres Buchhalters arbeiten lassen möchten:

• Privatsphäre – Kleine Unternehmen haben oft Heimbüros, in denen sich private und geschäftliche Bereiche überschneiden.
• Ihre Geschäftszeiten sind nicht geeignet, dass ein Wirtschaftsprüfer täglich 8 Stunden in Ihrem Büro arbeiten kann.
• Es ist Ihnen unangenehm, dass jemand im selben Raum wie Sie sitzt, während Sie versuchen, Ihren Geschäftsbetrieb fortzusetzen.
• Der Prüfer kann Unterlagen anfordern, wenn er sie braucht, und Sie haben in der Regel ein paar Tage oder eine Woche Zeit, um sie vorzulegen. Wenn ein Prüfer vor Ort ist, kann das manchmal die Erwartungshaltung erhöhen, dass Sie Ihre Arbeit unterbrechen müssen, um die angeforderten Unterlagen herauszusuchen.
• Ihr Buchhalter kann viele Fragen des Prüfers beantworten oder die Fragen aufnehmen und Sie dann anrufen, um unter vier Augen zu sprechen, bevor er dem Prüfer antwortet.
• Ihr Buchhalter weiß, welche Unterlagen ein Prüfer anfordern kann und welche nicht und wie der Prüfungsprozess im Allgemeinen abläuft.
• Sie vermeiden müßiges Geschwätz und langatmige Gespräche über Ihre Geschäftstätigkeit.

Am besten ist es, wenn Sie mit einem Prüfer nicht schwatzhaft werden. Beantworten Sie nur die Fragen, die sie stellen, und legen Sie nur die angeforderten Unterlagen vor. Seien Sie freundlich und offen, aber denken Sie daran, dass der Prüfer etwas, was Sie mündlich sagen, aus dem Zusammenhang reißen und Annahmen über Ihr Unternehmen treffen könnte, die nicht der Wahrheit entsprechen. Wenn Sie einmal unsicher sind, wie Sie eine Frage beantworten sollen, können Sie den Prüfer bitten, alle Fragen schriftlich zu formulieren, damit Sie sie am nächsten Tag beantworten können. Auf diese Weise können Sie vermeiden, aus dem Stegreif ungenaue Angaben zu machen, und die Fragen beantworten, wenn es Ihr Zeitplan erlaubt.

Es gibt viele Leute, die sagen, dass sie verschiedene Taktiken ausprobieren, um den Prüfer so schnell wie möglich loszuwerden. Sie drehen die Heizung hoch oder fast auf den Gefrierpunkt herunter – in der Hoffnung, dass der Prüfer sich nicht wohl fühlt und schnell weiterzieht. Sie haben auch einige der folgenden Methoden ausprobiert:

• Unbequeme, harte Holzstühle und ein überfüllter Schreibtisch.
• Schummriges Licht oder flackerndes Licht
• Laute Büroräume. Laute Musik, ständiges Geplapper und andere Hintergrundgeräusche.
• Ungeordnete Unterlagen in einem Schuhkarton verstaut
• Mit Kaffee und gemütlichem Ambiente dem Prüfer auf den Zahn fühlen
• Haustiere – Ich hoffe, der Prüfer hasst Katzen, Hunde, Schlangen usw. Ein großer schlammiger Hund grüßt mit Pfoten.
• Kleine Kinder rennen, schreien und kreischen

Sie verstehen, was ich meine, aber es ist nicht ratsam, dies zu versuchen, da der Prüfer zweifellos Ihre Spielchen durchschaut. Es ist auch keine gute Idee, sich bei einem Prüfer einzuschmeicheln. Halten Sie einfach eine professionelle Geschäftsbeziehung zwischen Ihnen und dem Prüfer aufrecht, dann wird alles gut gehen.

Eine Prüfung ist viel leichter zu bewältigen, wenn man sich sicher ist, dass die Bücher ordnungsgemäß und entsprechend den Gesetzen und Vorschriften geführt wurden. Wenn ein Fehler gefunden wird, handelt es sich höchstwahrscheinlich um einen ehrlichen Fehler, den Sie dann mit dem Prüfer besprechen können, um besser zu verstehen, wie Sie ihn in Zukunft korrigieren können.

Am wichtigsten ist es, die Abschlussprüfung zu überprüfen und die Gesetze bezüglich der Bewertung zu kontrollieren. Die Prüfer können die Gesetze falsch auslegen, und ich stelle fest, dass dies häufig der Fall ist. Lesen Sie die Gesetze selbst. Bitten Sie Ihren Steuerberater um weitere Informationen und achten Sie darauf, dass Sie nur das zahlen, was Sie wirklich schulden. Einige Staaten sind aufgrund der lahmenden Wirtschaft und der rückläufigen Haushaltslage um jeden Cent bemüht. Lassen Sie nicht zu, dass sie Sie als leichtes Ziel wählen. Wenn Sie Schulden haben, zahlen Sie, aber wenn nicht, dann kämpfen Sie dagegen an.

Ein Buchhalter sagte kürzlich zu mir: „Es ist kriminell, was die staatlichen Rechnungsprüfer tun.“ Sie versuchen wissentlich, den Steuerzahlern Steuern, Strafen und Zinsen aufzuerlegen und hoffen, dass sie sie einfach bezahlen, weil sie nicht die Zeit, das Personal oder vielleicht das Wissen haben, es besser zu wissen.

Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass meine Prüfung „kriminell“ war, wie der Steuerberater sagte. Die erste Veranlagung belief sich auf fast 8.000 Dollar, und später wurde festgestellt, dass die Gewerbe- und Berufssteuern zu viel gezahlt worden waren. Eine einzige Rechnung, in der die Umsatzsteuer für den Kauf einer Ausrüstung nicht ausgewiesen war, wurde gefunden, und als alles gesagt und getan war, betrug die Gesamtveranlagung weniger als 300 Dollar. Es kostete mich viel Zeit, Unmengen von Papier und verschwendete Tinte, Frustration und Kampf, um zu beweisen, dass ich nicht so viel schuldete, wie ursprünglich behauptet wurde, aber das war es wert.

Die meisten Kleinunternehmer wären gegangen und hätten einfach die Rechnung bezahlt. Ich glaube, die Staaten setzen darauf, um mehr als ihren gerechten Anteil zu bekommen – lassen Sie ihnen das nicht durchgehen.